Z raporu, bir günün (veya bir vardiyanın) satışlarını kapatan gün sonu raporudur: o gün ne satıldı, ne kadar nakit/kart tahsilatı yapıldı, kasada ne olmalı. Yazarkasalardaki resmî Z raporundan bağımsız olarak, işletme içi Z raporu/gün sonu sayımı disiplini, oyun salonunda kasa açığını önlemenin tek güvenilir yoludur.
Gün sonu sayımı nasıl yapılır?
- Gün başı (devir) kasası: Vardiya açılırken kasadaki nakit sayılır ve kaydedilir.
- Gün içi satışlar: Masa ücretleri + kafeterya satışları, ödeme tipine göre (nakit/kart) ayrılarak işlenir.
- Beklenen kasa: Devir + nakit satışlar − nakit giderler (sistemin hesaplaması gereken rakam).
- Sayım: Vardiya kapanırken kasa fiilen sayılır; beklenen ile sayılan arasındaki fark kayda geçer.
Fark sıfır olmak zorunda değildir — küçük bozuk para sapmaları normaldir. Anormal olan, farkın kayıt altına alınmaması ve kimin vardiyasında oluştuğunun bilinmemesidir.
Oyun salonunda neden ayrıca önemli?
Oyun salonu cirosu çok sayıda küçük işlemden oluşur: yarım saatlik masa ücretleri, tek tek satılan içecekler. Küçük işlemlerin kaydı atlanmaya en müsait olanlardır; günde 3-5 kayıtsız işlem, ay sonunda fark edilmeyen ciddi bir kayıptır. Gün sonu sayımı yapılan ve farkın personele görünür olduğu salonda bu kaçak kendiliğinden azalır. Satışın kaynağında kayda girmesi içinse adisyon takibi şarttır — Z raporu, adisyon düzeninin üstüne oturur.
Vardiya sistemi: kim, ne zaman, ne sattı?
Birden fazla personel çalışıyorsa gün sonu yerine vardiya sonu kapanışı yapılmalıdır. Her vardiya kendi devir kasasıyla açılır, kendi satışlarıyla kapanır; böylece kasa farkı vardiyaya (kişiye) kadar izlenir. "Akşamcı mı unuttu, sabahçı mı?" tartışması, vardiya bazlı kapanış olan salonda yaşanmaz. Personel başına satış kırılımı ayrıca kimin sattığını, kimin sadece oturduğunu da gösterir.
Gece açık salonlarda gün ne zaman biter?
Oyun salonlarının çoğu gece yarısından sonra kapanır; takvim günüyle işletme günü aynı değildir. Saat 02:00'de yapılan satış "dünün" cirosudur. Bu yüzden gün sonu raporlamasında işletme günü başlangıç saati kavramı kullanılmalı (ör. gün 06:00'da başlar). OSTP'de bu saat işletme ayarından belirlenir; raporlar ve Z raporu otomatik bu sınıra göre kesilir, vardiya kapanışında beklenen kasa ve fark otomatik hesaplanır.
Özet kontrol listesi
- Her vardiya devir kasasıyla açılıyor mu?
- Tüm satışlar (masa + kafeterya) ödeme tipiyle anında kayda giriyor mu?
- Vardiya kapanışında kasa fiilen sayılıp fark kaydediliyor mu?
- Fark, personel bazında raporlanabiliyor mu?
- İşletme günü başlangıç saati doğru tanımlı mı?
Bu beş maddeyi düzenli işleten salonda "kasa neden eksik?" sorusu yerini "bu hafta ciro neden arttı/azaldı?" sorusuna bırakır — ki doğru soru odur.